Dobrý úřad poznají občané i podle toho, kolik času jim ušetří

Komunální politika je především o konkrétních výsledcích. Opravená silnice nebo nové hřiště jsou vidět na první pohled. Existují ale i změny, které nejsou v ulicích tolik vidět, zato je občané pocítí pokaždé, když potřebují něco vyřídit. Jednou z nich je možnost komunikovat s úřadem jednoduše online. 

Pro nové i zkušené starosty, primátory a další představitele samospráv může být právě začátek volebního období vhodným okamžikem položit si jednoduchou otázku: Musí naši občané kvůli každé žádosti, poplatku nebo formuláři chodit na úřad? 

Lidé dnes běžně nakupují, komunikují s bankou nebo řeší své pojištění online. Stejnou dostupnost stále častěji očekávají i od své obce. Pokud obec podobnou službu ještě nenabízí, začátek nového volebního období může být vhodnou příležitostí to změnit. 

Co získá občan: úřad dostupný 24/7 

Jedním z osvědčených řešení, které mohou obce pro tento účel využít, je Portál občana od společnosti Gordic. Obcím umožňuje zpřístupnit vybrané služby online a současně je propojit s agendami, které úřad využívá při jejich vyřizování. Portál přitom nenahrazuje osobní kontakt s úřadem, ale nabízí občanům možnost volby, zda chtějí přijít osobně, nebo svoji záležitost vyřešit elektronicky, odkudkoliv a kdykoliv. 

Do portálu se občan přihlašuje prostřednictvím Národní identitní autority, například bankovní identitou nebo eObčankou. Podle rozsahu služeb, které obec zpřístupní, může občan na jednom místě podat žádost či vyplnit formulář k řadě životních situací, sledovat stav svých žádostí v reálném čase, kontrolovat uhrazené i neuhrazené poplatky a ty rovnou zaplatit – kartou, QR kódem nebo přes platební bránu. Portál může nabídnout i rezervaci termínu návštěvy úřadu, hlášení závad z mobilních zařízení nebo přístup k úřední desce bez nutnosti cestovat na radnici. 

Přínos pro občana je tak velmi konkrétní. Poplatky za psa nebo komunální odpad vyřídí z domova, žádosti nemusí osobně nosit na podatelnu úřadu a kvůli jednoduchému úkonu si nemusí brát volno v práci. Digitální služby obce tak usnadňují kontakt s úřadem i lidem, pro které je jeho návštěva během běžné pracovní doby obtížná. 

Co získá úřad: méně rutiny a méně chyb

Digitální služba ale dává smysl jen tehdy, pokud občanům šetří čas a zjednodušuje vyřizování jejich záležitostí, aniž by zároveň vytvářela další práci zaměstnancům úřadu. Důležité proto není jen to, co občan vidí na obrazovce, ale také to, co se děje v úřadu po odeslání žádosti nebo úhradě poplatku.  

Právě tady hraje důležitou roli napojení Portálu občana na agendové systémy úřadu. V prostředí GINIS, nejvyužívanější informační platformě ve veřejné správě v ČR, lze Portál občana přímo propojit například se spisovou službou, agendou poplatků, ekonomickými  a dalšími moduly. Údaje z elektronických podání se tak mohou automaticky přenášet do příslušných agend a pracovník úřadu je nemusí znovu ručně přepisovat. Stejně tak lze automatizovat i párování elektronických plateb do příslušných agend. Díky integračnímu rozhraní API lze portál napojovat také na další interní software úřadu. 

Výsledkem je méně administrativy, menší prostor pro chyby při přepisování údajů a více času na případy, které vyžadují odborné řešení ze strany úředníků. Portál zároveň podporuje plnění povinností podle zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, včetně vystavení osvědčení o digitálním úkonu. 

Řešení, které se přizpůsobí městu i malé obci

Digitalizace není výsadou velkých měst. Občan malé obce má podobná očekávání jako obyvatel krajského města – poplatky chce hradit jednoduše z mobilu a žádosti vyřizovat online bez návštěvy úřadu. A tam, kde agendu zajišťuje menší počet zaměstnanců, může být každá odstraněná rutina znát ještě výrazněji. 

Rozsah služeb přitom nemusí být všude stejný. Každá samospráva si může zvolit oblasti, které mají pro její občany největší smysl, a portál postupně rozšiřovat. Řešení lze provozovat samostatně nebo v plné integraci s platformou GINIS. K dispozici je cloudová varianta SaaS, která umožňuje rychlé spuštění bez nutnosti vlastní infrastruktury, i provoz na infrastruktuře úřadu. Správa portálu je navržena tak, aby ji zvládli obsloužit běžní pracovníci úřadu, a systém je pravidelně aktualizován s ohledem na požadavky kybernetické bezpečnosti. 

Když z digitalizace profitují občané i úřad

Dobře nastavená digitální služba přináší užitek na obou stranách přepážky. Občanům šetří čas a cestu na úřad a umožňuje vyřídit řadu běžných záležitostí bez ohledu na úřední hodiny. Úřadu na druhé straně pomáhá omezit rutinní administrativu, zbytečné přepisování dat, a s tím spojenou chybovost. Vedení obce tak nabídne službu, jejíž přínos je pro veřejnost snadno srozumitelný a viditelný při každodenním kontaktu s úřadem.  

Právě v tom spočívá smysl digitalizace na úrovni obcí. Nemusí znamenat velký jednorázový projekt ani změnu způsobu fungování celého úřadu. Může začít u několika služeb, které občanům i úředníkům ušetří nejvíce času, a postupně se rozšiřovat podle potřeb konkrétní samosprávy. 

Společnost Gordic nabízí Portál občana městům a obcím jako součást svých řešení pro digitalizaci veřejné správy. Více informací a praktické příklady využití jsou k dispozici na stránkách gordicportalobcana.cz.