Digitalizaci veřejné správy brzdí přístup „každý po svém“

Česká veřejná správa za poslední roky v digitalizaci výrazně pokročila. Technologie jsou dostupné, legislativa jejich využití umožňuje a občané si na digitální komunikaci se státem zvykli. Další posun proto podle Vladimíra Přecha, ředitele obchodně-právní sekce společnosti Gordic, nebude záviset jen na nových technologiích. Důležitá bude především schopnost institucí postupovat koncepčně, propojovat své systémy a využívat digitální řešení tak, aby skutečně zjednodušovala práci. 

Digitalizace české veřejné správy udělala za poslední roky výrazný krok dopředu. Proměnily se interní informační systémy úřadů i způsob, jakým mohou lidé se státem komunikovat. Významnou roli zde sehrála digitální identita, prostřednictvím níž se už do portálů státní správy přihlásilo více než pět milionů lidí. „Velký pokrok za poslední roky vidíme jak na straně provozních systémů veřejné správy, tak zejména v komunikaci s veřejností,“ říká Vladimír Přech, ředitel obchodně-právní sekce společnosti Gordic.  

Pokroky jsou patrné

Jeho slova potvrzují i mezinárodní srovnávací tabulky. Úroveň digitalizace v jednotlivých zemích EU hodnotí Index digitální ekonomiky a společnosti (DESI, Digital Economy and Society Index), což je hlavní hodnotící nástroj a databáze Evropské komise. Sleduje a porovnává úroveň digitalizace v jednotlivých členských státech EU, přičemž České republice patří v Unii v poskytování digitálních služeb v roce 2026 deváté místo. Posun zaznamenáváme díky rozvoji Portálu občana, identity občana a mobilním aplikacím jako jsou např. eDoklady. Silnou stránkou přitom zůstává i podávání daňových přiznání nebo správní poplatky. 

Další posun digitalizace nezávisí na hledání nových technologií. „Dnes už máme technologie na potřebné úrovni k dispozici. Máme i legislativu, která využití těchto technologií umožňuje. Další rozvoj digitalizace je čistě na jednotlivých institucích, jak moc budou aktivní nebo naopak pasivní,“ říká Přech. 

Digitalizace tak podle něj vstupuje do další fáze. Nejde už pouze o to pořídit informační systém nebo převést konkrétní agendu z papíru do elektronické podoby. Důležitější je, jak jednotlivé části digitálního prostředí spolupracují, jak na sebe navazují a sdílejí data, a zda ve výsledku skutečně usnadňují práci. 

„Každý po svém“ digitalizaci brzdí a prodražuje

Jednou z významných překážek digitalizace české veřejné správy zůstává roztříštěnost informačních systémů. Na tento problém upozornil i Nejvyšší kontrolní úřad ve své II. souhrnné zprávě o digitalizaci veřejné správy ČR. Ta přináší kritické hodnocení pokroku v IT systémech státu. Jako jeden z důvodů problémů je konstatována roztříštěnost projektů. V závěru zprávy se mimo jiné uvádí, že „Státní správa (ale i veřejná správa jako celek) aplikovala při digitální transformaci nežádoucí princip ‚každý po svém‘. To se projevilo mj. vysokými náklady na zajištění interoperability mezi provozovanými informačními systémy.“ 

„Zmiňovaný princip ‚každý po svém‘ se v praxi projevuje tím, že instituce se stejnou rolí, agendou a postavením ve veřejné správě po letech naplňování individuálních požadavků používají de facto odlišný software. To přináší komplikace také samotným dodavatelům a vývojářům tohoto softwaru. Ti jsou i prostřednictvím speciálních požadavků ve veřejných soutěžích vystaveni neustálému tlaku na tvorbu individuálních úprav, specifických sestav a funkcí na míru jednotlivým úřadům. Místo rozvoje jednoho kvalitního produktu tak mrhají své kapacity na údržbu desítek variant téhož systému, což zbytečně prodražuje provoz a zpomaluje další rozvoj,“ vysvětluje Přech. 

Problém může být i uvnitř jednoho úřadu

Roztříštěnost informačního prostředí se přitom nemusí týkat pouze vztahů mezi jednotlivými institucemi. Komplikovaná situace může vzniknout i uvnitř jednoho úřadu, pokud různé agendy využívají samostatné systémy, které spolu nedokážou efektivně komunikovat. Úředníci pak musí pracovat v několika různých prostředích nebo aplikacích a pro předávání dat či dokumentů mezi nimi je nutné vytvářet dodatečná technická propojení. Pokud takové propojení není možné nebo nedává ekonomicky smysl, nezbývá než data mezi systémy přenášet manuálně, případně je opakovaně zadávat. To zvyšuje administrativní zátěž, riziko chyb i nároky na správu celého informačního prostředí. 

Právě proto může být v některých případech výhodnější stavět klíčové agendy na společné platformě. Neznamená to, že všechny organizace potřebují jeden identický systém. Smyslem je využít společný technologický základ tam, kde přináší skutečné provozní a ekonomické výhody. 

„Pokud máte platformu, která pokrývá například oblast elektronické spisové služby, ekonomický systém nebo mzdy a personalistiku, dává smysl využít nativní integrace těchto subsystémů v rámci jedné platformy. Jednotlivé agendy pak nemusí fungovat jako oddělené systémy, ale mohou těžit z výhody přirozeného sdílení dat,“ vysvětluje Přech. 

Méně systémů, efektivnější práce

Výhody propojeného informačního prostředí se přitom neprojevují pouze na úrovni správy IT prostředí. Významně ovlivňují také každodenní práci lidí, kteří jednotlivé systémy a agendy využívají. Pokud spolu systémy dokážou efektivně komunikovat, není nutné dokumenty mezi jednotlivými aplikacemi přenášet například prostřednictvím e-mailu nebo je opakovaně zadávat. Uživatelé mohou pracovat přímo v systému, sdílet dokumenty prostřednictvím odkazů a využívat nastavená přístupová oprávnění. Propojení jednotlivých agend tak přispívá k efektivnější a bezpečnější práci a zároveň snižuje riziko chyb při nakládání s dokumenty a daty. 

„Stejný princip lze uplatnit i napříč organizacemi jednoho zřizovatele. Pokud například více škol a dalších příspěvkových organizací využívá stejné řešení, mohou vedle společného technologického prostředí sdílet také zkušenosti, školení a metodické postupy. Zřizovatel tak nemusí řešit stejné technologické a organizační otázky opakovaně v každé ze svých organizací,“ vysvětluje Přech a dodává, že „v případě jednotného systému spravovaného zřizovatelem se zjednodušuje i kontrolní činnost – jednotlivé organizace nemusí nikam nic hlásit, zřizovatel si sám opatří potřebná data.“ 

Budoucnost patří pragmatičtějšímu přístupu

Význam koncepčního přístupu k digitalizaci podle Přecha roste také s ohledem na tlak na veřejné rozpočty. Při rozhodování o technologiích proto není možné posuzovat pouze pořizovací náklady jednotlivých systémů. Stejně důležité jsou náklady na jejich provoz, vzájemnou integraci, údržbu a další rozvoj. S rostoucím počtem samostatných řešení totiž roste i složitost celého informačního prostředí.  

„Na první pohled se může zdát výhodné postavit informační prostředí z jednotlivých řešení od různých dodavatelů a každou část samostatně soutěžit. V praxi ale takový přístup znamená vyšší nároky na jejich vzájemnou integraci i následnou správu. Vývoj i zkušenosti z praxe ukazují, že u klíčových agend je často výhodnější využít jednu společnou platformu. Ta umožňuje lépe využít nativní propojení jednotlivých agend, omezit náklady na integraci a zjednodušit jejich správu a další rozvoj,“ říká Přech. 

Budoucnost digitalizace je v propojení

Další fáze digitalizace veřejné správy proto nebude spočívat pouze v pořizování nových aplikací a technologií. Stejně důležité bude vytvářet prostředí, ve kterém jednotlivé systémy dokážou vzájemně komunikovat, sdílet data a podporovat navazující procesy. Teprve jejich smysluplné propojení umožní naplno využít potenciál technologií, které už veřejná správa má k dispozici.

Pro občana přitom zůstává podstatný výsledek – nezajímá ho, jaké systémy úřad využívá ani jak jsou na pozadí propojené. Důležité je, zda může svou záležitost vyřídit jednoduše, rychle, bezpečně a pokud možno bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. Stejně tak pro zaměstnance úřadu má digitalizace smysl tehdy, když jim usnadní práci, odstraní zbytečné manuální činnosti a umožní efektivněji pracovat s daty a dokumenty.  

Skutečný přínos digitalizace proto nespočívá v množství pořízených systémů, ale v jejich schopnosti fungovat společně. Česká veřejná správa dnes podle Přecha potřebné technologie i legislativní rámec má. Dalším krokem je využívat je koncepčně, omezovat zbytečnou roztříštěnost a budovat digitální prostředí, které bude fungovat jako celek – pro úřady, jejich zaměstnance i občany.