Novinka v Portálu občana Gordic

Co bylo možné dříve udělat jen osobní návštěvou úřadu, je nyní možné provést vzdáleně přes internet. Konkrétně vzdáleně nahlédnout do spisu.

Co je vzdálené nahlížení?

Jde o novou službu, kterou nabízí OVM (orgán veřejné moci) přes Portál občana GORDIC. Využívá ověření totožnosti účastníka řízení či oprávněné osoby prostřednictvím kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace (NIA) s úrovní důvěry minimálně značná. K zajištění nahlížení jsou pořizovány digitální repliky obsahu spisu ve výstupních souborových formátech, uložených v zabezpečeném úložišti odděleně od samotného elektronického systému spisové služby.

Hlavním benefitem je fakt, že celý proces od podání žádosti do realizace náhledu je možné provést plně distančně bez osobní návštěvy úřadu.

Jaké jsou výhody nahlížení přes Portál občana oproti standardnímu řešení?

Repliky spisů je možné zpřístupnit bez omezení, spojených s jejich užíváním v rámci řízení. Není nutná asistence zaměstnance úřadu, jinak nezbytná při nahlížení přímo do systému elektronické spisové služby. Účastník řízení má k dispozici repliku spisu v rozsahu, odpovídajícímu stavu k datu vyřízení žádosti a náhled.

Jaké jsou předpoklady pro poskytování služby?

Vedle licencí IS GINIS pro provoz Portálu občana GORDIC, je zapotřebí funkční napojení na Národní bod pro identifikaci a autorizaci (NIA) a registrace OVM jako poskytovatele služeb. Předpokladem nasazení je samozřejmě řádně vedená elektronická spisová služba, obsahující všechny dokumenty řízení v elektronické podobě. A také chuť zlepšovat stav digitální komunikace s občany.

Jak je zajištěna bezpečnost služby?

Dokumenty připravené k nahlížení jsou po vytvoření repliky spisu deponovány v zabezpečeném úložišti, dostupném pouze autorizovaným uživatelům. Doba, po kterou jsou dokumenty dostupné, je uživatelsky nastavitelná. Každý přístup k dokumentům je zaznamenán v transakčním logu úložiště.

Trocha teorie a praxe.

Co to je správní spis?

O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Každý spis má přidělenou spisovou značku (používá se zkratka „sp. zn.“), která slouží k jeho identifikaci. Do spisu se zakládají veškerá podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu společně se všemi přílohami.

Pro zajištění orientace obsahují spisy na svém začátku nebo na konci soupis spisového materiálu – tedy výčet veškerých dokumentů nacházející se ve spisu spolu s datem, kdy došlo k jejich vložení. Přehled zároveň umožňuje zkontrolovat, zda ve spisu něco nechybí.

Kdo může nahlížet do spisu?

Do spisu je oprávněn nahlížet účastník řízení nebo jeho zástupce, a to i v případě, že je rozhodnutí již v právní moci. S právem náhledu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu či jeho části.

Právo nahlížet do spisu mohou mít i jiné osoby. Musí ale splnit zákonem stanovené podmínky. Pokud tedy nejste účastníkem řízení, je potřeba, abyste k nahlížení měli právní zájem nebo vážný důvod, který správnímu orgánu musíte prokázat. Zároveň nesmí tím, že vám úřad spis zpřístupní k nahlížení, dojít k porušení práva některého z účastníků řízení, dalších dotčených osob nebo veřejného zájmu. Proto může do spisu nahlížet i průvodce nevidomého (viz § 38, odst. 3 zák. č. 499/2004 Sb.).

V některých případech však může část dokumentů ve spise podléhat omezení přístupu či být z nahlížení vyloučena pro některé typy účastníků. Typicky u utajovaných dokumentů může být důvodem absence nezbytné prověrky. Takové dokumenty řízení je možné dokonce uchovávat odděleně mimo spis. Účastníci jsou však oprávněni do nich nahlédnout, pokud jimi byl nebo bude prováděn důkaz.

Kdy můžete nahlížet do spisu?

Úřady musí umožnit přístup ke spisu nejen v úředních hodinách, ale během celé své pracovní doby kterýkoli pracovní den. Nemůže se také odvolávat na nepřítomnosti příslušného úředníka, který je třeba nemocný nebo na dovolené. S ohledem na možnost kolize (např. nařízené jednání, dříve podaná žádost o nahlížení) je vhodné se na termínu nahlížení předem domluvit.

Jak pořizovat kopie?

Spis nemůže opustit úřad, takže kopie mohou pořizovat úředníci za stanovené poplatky (50 Kč/str.). Od těchto poplatků zákon č. 634/2004 Sb. osvobozuje například nadace a nadační fondy, spolky a odborové organizace a obecně prospěšné společnosti. Blíže viz Sazebník.

Pokud však máte s sebou zařízení s fotoaparátem, můžete kopie získat i zdarma tak, že si jej vyfotíte. I zde však platí zákonné důvody pro omezení tohoto práva (viz výše).

Jak se zaznamená nahlížení?

Skutečnost, že oprávněná osoba nahlížela do spisu, se zaznamená do protokolu, který bude do spisu založen. V protokolu se zpravidla uvede, kdo a kdy do spisu nahlížel a jaký k tomu měl právní důvod. Protokol musí sepsat a podepsat oprávněná úřední osoba. Na podporu tvorby lze využít formulář / vzor připravený ve spisové službě.

Pokud účastník požádá správní orgán o vydání kopií, uvede se také, ze kterých listin byly pořízeny, a zda byl uhrazen správní poplatek. Na vyžádání účastníka řízení je možné nechat do protokolu zapsat všechny relevantní skutečnosti, jako například skutečnost, že ve spisu něco chybí, nebo že nebylo umožněno nahlédnout do utajovaných informací.